Документооборот

1С Документооборот

Данное программный продукт является актуальным решением для ведения автоматизированного документооборота и осуществления взаимодействия между работниками организации. Благодаря использованию данной программы появляется возможность автоматизировать документооборот на всех его этапах, вне зависимости от назначения документа (внутренний или официальный), вида предприятия (частное или государственное) и самого документооборота (электронный или бумажный). 

Программное решение «1С: Документооборот» от компании-разработчика «1С» позволяет обеспечить безопасность, быстрый доступ, значительно облегчить поиск и увеличить эффективность внутреннего и официального документооборота. Программа осуществляет работу с разными видами документов: и офисными (текстовые файлы, файлы, содержащие разные виды информации – видео-, аудио- и т.д.), и со сложными (проектными, архивными и др.) 

Программное решение может быть использовано в любой организации, вне зависимости от направления ее деятельности: и для частной (с небольшим число сотрудников), и для крупной государственной компании. 

Программа была разработана с использованием в качестве основы программное решение «1С: Архив 3», которое уже долгие годы активно применялось в различных организациях. 

Нововведения

Программное обеспечение было создано с использованием программы «1С: Предприятие 8.2». Поэтому организация электронного документооборота стала возможной благодаря введению новых опций на используемой платформе – а именно, совокупности учета ресурсов и возможности перемещения документов. 

Наличие особого функционала (использование различных технологий редактирования документов, независимость от системы управления документооборотом, масштабируемость) делает программу самым актуальным решением по сравнению с уже существующими версиями. 

Применение различных методов редактирования документов и при этом распределение прав доступа были реализованы благодаря передовым методикам по управлению документооборотом, в том числе и российским. 

Благодаря использованию программы «1С: Документооборот» стало возможным:

  • применение веб-браузеров для работы;
  • оптимизировать время, потраченное на поиск нужной информации, а также на ведение документооборота на предприятии;
  • повысить качество ведения документооборота путем устранения спорных ситуаций и упорядоченной работы с документами;
  • сохранять несколько версий документов и при этом избегать повторения информации;
  • облегчение работы с документами.

Редактирование документов

Программа предусматривает редактирование различных типов документов с заведенной регистрационной карточкой (реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и другие традиции делопроизводства, использующиеся в России). 

Хранение и доступ к документации «1С: Документооборота»

Хранение документов организовано с помощью структуры папок с возможностью ограничения доступа. 

Структурирование папок может быть основано с учетом структуры самого предприятия, а также с учетом вида документов. Для каждой папки можно настроить особые права доступа, т.е. папка будет доступна для чтения, редактирования, удаления только определенному пользователю или группе. 

Регистрирование корреспонденции «1С: Документооборот»

Программа позволяет регистрировать входящие и исходящие документы в компании. Для документа генерируется определенный номер согласно определенным правилам. Регистрация корреспонденции проходит в соответствии с требованиями ГОСТ, инструкциями и традициями российского делопроизводства. 

Регистрирование корреспонденции происходит следующим образом:

  • автоматическое заведение документа и постановка на контроль;
  • уведомление исполнителей;
  • наблюдение за сроками выполнения;
  • формирование отчета по получению/выполнению документа, по просроченному документу.

Обработка документов со сканера непосредственно в программу «1С: Предприятие 8.3/8.2»

Программное решение осуществляет загрузку различных документов со сканера при поддержки интерфейса TWAIN.

Электронная почта

Программный продукт позволяет использовать базу для отправки документов по электронной почте. Помимо этого, можно осуществить загрузку входящих и внутренних сообщений непосредственно из электронного почтового ящика. 

Просмотр, редактирование и контроль версий 8.2

Просмотр и работа с документами программного решения происходит благодаря специальным приложениям на компьютере пользователя. 

Различные действия с документами производят обычно на «рабочем столе», пользователь видит список файлов, находящихся на редакции, а также срочные задачи, которые необходимо выполнить. В права пользователя входят удаление всего раздела или редактирование его элементов. 

Помимо просмотра документов программный продукт «1С: Документооборот» позволяет также редактировать их, однако, программа запрещает одновременное редактирование за счет блокировки просматриваемого файла. 

После просмотра отредактированная версия файла сохраняется с указанием на пользователя и время редакции. 

В карточке документов фиксируются все версии, при этом пользователь может удалить неиспользуемые файлы или редактировать актуальную версию и применить новый формат doc, trf, html, txt, odt.

Коллективная работа с документами 1С: 8.2 и бизнес-процессы

В коллективную работу с документацией включены следующие бизнес-процессы:

  • рассмотрение. Данный бизнес-процесс предусматривает рассмотрение документа руководителем и возврат документа обратно автору с комментариями. 
  • выполнение документа. Этот этап предполагает оповещение исполнителей документа и наблюдателя за выполнением, а также само выполнение. Как правило, назначается один исполнитель. 
  • согласование. Все задействованные пользователи получают документ для согласования, затем отправляется назад автору для доработки и т.д.
  • утверждение. Документ утверждает одним пользователем, затем возвращается назад исполнителю. 
  • регистрация. Секретарь присваивает номер документу, ставит необходимые печати и отсылает по назначению. 
  • ознакомление. Рассылка всем пользователям для ознакомления.
  • поручение. Документ является инструментом бизнес-процесса и с помощью него осуществляется выдача поручений для пользователей и наблюдение за их исполнением. 

Задача может быть выполнена не только исполнителем, но и сотрудником в роли исполнителя. Например, задача на утверждение роли «Директора» отправляется либо человеку, на данный момент работающему в качестве директора, либо его заместителю. 

Программное решение позволяет создавать маршруты для документов с учетом его вида и особенностей бизнес-процесса. 

Поиск документов

Каждый электронный документ обладает структурированным набором информации, состоящем из двух частей: реквизитная и содержательная. Данные части активно применяются для поиска информации или необходимого документа. 

Программное решение «1С: Документооборот» позволяет осуществлять поиск файлов по информации в карточке и по содержимому разных версий документов с поддержкой русского и украинского языков. 

Ведение учета рабочего времени и наблюдение за выполнением проектов

Программа может вести учет рабочего времени, при этом происходит оптимизация работы сотрудников, что важно для эффективного управления предприятием. 

Составление отчетов о количестве времени, затраченном на тот или иной проект, позволяют проанализировать временные затраты сотрудников в зависимости от вида работы. 

Распределение базы данных «1С: Предприятие 8.3/8.2»

Хранение информации в системе документооборота возможно как в информационной базе, так и на диске компьютера (режим распределенной базы данных).